ניהול זמן וכלים טכנולוגיים לרב

שלום לכם, אנחנו בשעה טובה במפגש השלישי והאחרון של הקורס שלנו על שימוש בטכנולוגיה ובינה מלאכותית בעבודת הרב. המטרה שלנו בסדרת המפגשים האלו היא לקבל כלים כדי להביא כמה שיותר ערך לכמה שיותר אנשים ובכמה שיותר דרכים.

עסקנו הרבה בשני המפגשים האחרונים בנושא של בינה מלאכותית, על כתיבה של פרומפט ויצירה של תמונות. דיברנו על סרטונים, על מצגות, על מוזיקה, ועל איך לשאול נכון את השאלות כדי לקבל תשובה הכי מותאמת למה שאנחנו צריכים. דיברנו גם על איך לעזור לבינה המלאכותית להכיר אותנו כדי שהיא תוכל לכוון למה שמועיל לנו. במפגש הקודם עסקנו בכמה כלי כתיבה והנושא של עוזר אישי דרך בינה מלאכותית, וואטסון ועוד.

היום אנחנו הולכים לדבר על שלושה נושאים חשובים ולראות ביחד עוד המון כלים שיהיו לכם. פתחו בבקשה את הקובץ ששלחתי של "כלים מספר שלוש". שלחנו אותו גם במייל וגם בוואטסאפ.

שלושה תחומים מרכזיים למפגש היום

אנחנו נעסוק היום בשלושה דברים: 1. כלים להתנהלות חכמה ואפקטיבית יותר - לאו דווקא עניינים שקשורים לבינה מלאכותית, אלא כלים טכנולוגיים שיכולים לעזור ובכלל התנהלות מדויקת ואפקטיבית. 2. איך לקחת כלים שאנחנו כבר מכירים - כמו ג'ימייל, וואטסאפ וכדומה, ולעלות קומה בשימוש בהם. האמת היא שהמערכות האלו הן רבות עוצמה והרבה אנשים משתמשים בהן בצורה מאוד בסיסית, אבל יש להן המון אפשרויות והמון פיצ'רים. היום אני רק אדגים כמה מהם וזה יפתח את הראש לראות מה עוד אפשר לעשות עם זה. 3. בניית מכונה להפצת תוכן - איך אפשר לקחת תכנים שאנחנו כבר עושים, זה יכול להיות שיעור שמעבירים או משהו שכותבים, אבל שיקח גלים ויגיע לא ל-30 איש אלא ל-300, אולי ל-3,000.

ניהול זמן חכם

הנושא הראשון שאני רוצה להקדיש לו כמה דקות הוא הנושא של ניהול זמן חכם. הדבר הכי יקר לנו בעולם הוא הזמן שהקדוש ברוך הוא נתן לנו כדי לעשות איתו את השליחות שלנו. הרבה פעמים רבנים, ולא רק הם אלא גם מנכ"לים ואנשים מוכשרים ועסוקים, מרגישים שהזמן בורח להם מבין האצבעות. הם רוצים כל כך הרבה להספיק, אבל בפועל הם גומרים חצי מהמשימות שלהם. והשאלה היא למה הדבר הזה קורה ואיך אפשר שיהיה אחרת.

אתם רואים כאן על המסך תמונה של גנרל מאוד מפורסם ממלחמת העולם השנייה. השם שלו היה אייזנהאואר. הוא בהמשך הפך להיות הנשיא ה-34 של ארצות הברית. הוא היה ידוע כאדם שמומחה בניהול מיטבי של הזמן. הוא פיתח מטריצה מאוד ידועה. מי שאחרי זה עוד הפיץ את זה עוד יותר זה היה סטיבן קובי בספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד", שזה בכלל ספר מומלץ על התנהלות חכמה יותר.

דרך אגב, מה יעשה מי מכם שבא לו לקרוא את הספר אבל אין לו אותו בבית, וגם עכשיו קצת עמוס לו לקרוא ספרים? יש לכם איזה רעיון לאור כל מה שלמדנו? אפשר לבקש תקציר, נכון! אז אפשר לבקש מ-GPT שיתקצר את הספר בעמוד או שניים. והייתי מבקש גם בקשת המשך: "תן לי שלושה-ארבעה רעיונות איך ליישם את העקרונות שמופיעים שם בחיים שלי", כדי שזה לא יישאר רק בתיאוריה אלא יעבור לפרקטיקה.

מטריצת אייזנהאואר

בכל אופן, אייזנהאואר פיתח מטריצה שבנויה באופן הבא. היא די מוכרת, ואני רוצה לקחת את זה אלינו. בגדול, הטענה שלו הייתה כזו שהרבה אנשים מבזבזים המון זמן על הריבוע הראשון או הרביעי, כלומר על דברים שמאוד דחופים או שהם סתם טורפים זמן לדברים שהם לא חשובים ולא דחופים.

אנשים המצליחים, כך הוא טען, רוב האנרגיה שלהם מושקעת בריבוע השני, שהם דברים שהם לא דחופים אבל הם חשובים. גם המחקרים הראו שהחברות המצליחות ביותר - אם תיקח את 10 החברות המצליחות במשק - המנכ"לים שלהם השקיעו את מרב הזמן בדברים החשובים והלא דחופים.

מה הכוונה? מה זה בכלל "דחוף" או "חשוב"? "דחוף" זה דברים שנוגעים בעיקר לציר הזמן - יש דדליין, צריך עכשיו להתעסק בזה. "חשוב" נוגע יותר לציר הערך - דברים שקשורים לשליחות שלי בעולם, למטרות האסטרטגיות. פה השאלה זה לא מתי, אלא למה אני עושה את זה.

ניתן דוגמה: כשהטלפון מצלצל, אז זה דחוף - יש עכשיו מישהו שמחפש אותי. האם זה חשוב? לא בטוח, יש הרבה שיחות סתם שאנשים מבזבזים לי את הזמן.

לעשות ספורט - כל אחד יודע להגיד שזה דבר חשוב בשביל הבריאות. האם זה דחוף? תראה, אם אני לא עכשיו אעשה ספורט, לא יקרה שום דבר. אפשר לעשות את זה מחר או עוד שבוע, אבל ודאי שזה חשוב שבאופן כללי בן אדם יעשה ספורט.

אם יש ילד שנפצע - הבן שלי עכשיו נחתך וצריך מהר לקחת אותו לטיפול - זה גם דחוף וגם חשוב.

ולשחק קנדי קראש - זה לא דחוף ולא חשוב.

איך מטפלים בארבעת סוגי המשימות?

בגדול, מי שירצה טיפה לשבת על זה יוכל לחלק את כל הדברים שהוא עושה ולשבץ אותם בארבעת הריבועים האלה:

  1. הריבוע האדום - את הדברים הדחופים והחשובים, פה צריך לסיים אותם בזריזות וביעילות כדי להסיר אותם מעל הפרק.

  2. הריבוע הסגול - זה הדברים שהם לא באמת חשובים, או נדייק - זה לא בהכרח חשוב שאני אעשה את זה. ופה צריך לשחרר, להיות מוכן להאציל סמכויות או לאנשים אחרים או לכלים טכנולוגיים שיכולים לחסוך הרבה זמן.

אחת הטעויות של אנשים מוכשרים היא שהם מתקשים להאציל סמכויות לאחרים. בפרט אם הם גם פרפקציוניסטים, אז אם "אני אתן למישהו אחר זה לא יהיה בדיוק בדיוק כמו שהייתי רוצה". אבל תדע לך שבשביל שזה יהיה בדיוק בדיוק, אתה מבזבז 50% מהזמן שלך על דברים שמישהו אחר יכול לעשות, וזה היה יכול לצאת לא רע בכלל.

הניסיון שלי עם מזכירה אישית מרחוק

תראו, אני רוצה לשתף אתכם במשהו שלי זה ממש הקפיץ אותי קדימה. אני עצמאי, אני לא עובד באיזושהי חברה או באיזושהי מערכת. להשיג מזכירה במשרה מלאה זה גדול עליי כרגע - אני לא צריך מישהי שתעבוד מסביב לשעון. אבל יש שירות - ודרך אגב, זה יכול להתאים אולי לחלק מכם - של מזכירה אישית מרחוק לפי שעות.

מה זאת אומרת? מדובר באישה, מזכירה שהיא אלופה בכל הדברים הטכניים, כל הדברים המעצבנים שאני שונא לעשות ואני גם לא כזה טוב בהם. היא אלופה בזה, היא מתקתקת את זה, היא יודעת לעצב, יודעת את כל התוכנות, ויודעת לסגור פגישות, להוציא קבלות, לקבוע תורים. והיא לא צריכה להיות באיזה משרד מסוים, היא נמצאת בבית שלה ואתה קונה ממנה חבילה של שעות.

למשל, קניתי חבילה של 10 שעות בחודש, אחר כך הגדלתי את זה ל-20, עכשיו אני ב-30. תשמעו, אני כל כך מרוצה מזה! את מה שהיא עושה ב-30 שעות בחודש, שזה נגיד כמו שעה ביום, לי זה היה לוקח יותר זמן וגם הייתי מתוסכל כי אני לא אוהב לעשות את הדברים האלה. אני אוהב לעסוק עם תוכן. זה שחרר לי 30 שעות בחודש!

עכשיו, כן, אני צריך לשלם לה על זה, אבל תקשיבו - זה שווה כל גרוש. ואני אומר את זה לכם, יש פה אנשים חשובים ועסוקים. לא כל אחד פה במשרה במערכת וכולי. בדרך הזאת אתה יכול להוריד מעליך המון דברים, וזה בדיוק מה שאני מתכוון פה בריבוע השלישי - להאציל. אז אפשר להאציל את זה לבן אדם, אפשר להאציל את זה לטכנולוגיה כמו AI וכדומה, שעוד מעט היא בעצמה תוכל לעשות הרבה משירותי המזכירות.

דרך אגב, מי שרוצה כרגע הפניה למזכירה אישית שידבר איתי אחרי זה בפרטי, בסדר?

  1. הריבוע הרביעי - פה זה סתם דברים ששורפים את הזמן, וזה בקטנה - סתם לגלול ברשתות. כמה שאפשר להוריד את זה ולהתמקד בריבוע השני.

  2. הריבוע השני (החשוב ביותר) - הדברים שהם לא דחופים אבל הם חשובים.

אני יכול להגיד לכם על עצמי שבעיניי, אני מתעסק בכל מיני דברים, אבל נגיד הכתיבה של הספרים שלי זה בבחינת המטרה האסטרטגית. זה משהו שאני מרגיש שאני משאיר חותם, שיש לי איזה אשמות לטווח רחוק ולעומק. אם אני לא מתאמץ לשריין לזה זמן ברזל - תקשיבו, זה לא קורה! כי השוטף הוא סוחף אותך. ובן אדם יכול לגלות שהדברים הכי חשובים באמת - לפתח את החזון, לבנות תוכניות לעתיד, לעשות חשיבה לעומק - זה לא קורה.

אז זה הדבר שרציתי לעשות פה סדר עם ארבעת הריבועים - לכוון את האנרגיה לריבוע השני ולטפל נכון בשלושת האחרים.

התמודדות עם הצפת משימות

הנקודה הבאה קשורה להצפה של המשימות. תגידו לי אם אתם מזדהים עם התחושה שלפעמים הראש מתפוצץ: "אני צריך לעשות גם את זה וגם את זה וגם את זה, וברוך השם יש גם משפחה וזוגיות וילדים וקניות והורים וקהילה וכל כך הרבה דברים", ואתה אומר "זה פשוט מציף אותי ומוריד את הדעת".

יש דבר ששמו "אפקט זייגרניק", על שם החוקרת שגילתה את זה. הטענה שלה הייתה שהמוח שלנו מוטרד בעיקר ממשימות פתוחות. כלומר, דברים שכבר סיימנו - אני שם את זה בצד. מה שהכי תופס נדל"ן של קשב זה המשימות הפתוחות - שאני צריך גם להוציא את האוטו מהמוסך, וגם את זה, ולהגיש את המאמר, ולשלוח במייל, וכולי - וכל הזמן דברים קופצים לנו לראש.

בן אדם שומר מצוות מרגיש את זה הרבה בזמן התפילה. אתם מכירים את זה? איך שאתה ניגש להתפלל, כמו מכונת פופקורן קופץ לך בראש "תזכור את זה, וגם את זה, וגם את זה".

חוקר נוסף בשם מילר טען שהמוח שלנו יכול להחזיק עד שבעה דברים כאלה. ברגע שכבר יש יותר מזה, אתה תשכח את הראשון. ומה לעשות שיש לנו בדרך כלל יותר מאשר שבעה דברים כאלו.

עיקר הנקודה, שבשבילה אני רוצה להציע פה שני כלים טכנולוגיים, היא שזה תופס נדל"ן של קשב. אתם מכירים את זה במחשב, שלפעמים פתוחים מיליון חלונות, מלא יישומים, ואז כל התנועה שלו נהיית איטית כזאת. ואז מה שצריך לעשות זה אתחול של המערכת, והוא נהיה הרבה יותר מהיר. אבל מה לעשות, יש משימות שאני לא יכול למחוק אותן, אני לא רוצה שהן ילכו לאיבוד.

כלים לניהול משימות ורעיונות

פה אני רוצה להציע שני כלים פרקטיים. כשהייתי תלמיד בישיבת מרכז הרב, מה שהייתי עושה - הייתי הולך עם פתק בכיס, ואפילו פתאום באמצע התפילה היה קופץ לי איזה משהו, הייתי מוציא, הייתי כותב אותו שנייה ומכניס פנימה. הראש שלי היה נרגע, מה זה היה עוזר! ברגע שאתה לוקח איזה כלי שהוא "לוכד" את הרעיון, ואז אתה רגוע - זה לא יישכח כי זה כתוב - זה משחרר אותי עכשיו להיות מרוכז בתפילה.

אני רוצה להציג שני כלים שעוזרים ללכוד רעיונות או ללכוד משימות, וזה פשוט עוזר לשחרר את הראש שלנו להיות נוכח, להיות צלול, שלא כל הזמן יש "שמטרידים" במוח.

1. Google Tasks (גוגל טאסק)

האחד מהם קוראים לו "גוגל טאסק" (Google Tasks). זאת אפליקציה - אם תיכנסו לחנות אפליקציות, אתם יכולים לכתוב "טאסק" ותורידו אותה חינם. לחילופין, אם תיכנסו לדף הכלים שלנו, אתם יכולים פשוט ללחוץ על זה דרך הסמארטפון ואתם מורידים את זה ומתקינים.

זאת אפליקציה מאוד מאוד פשוטה שכל מה שהיא עושה זה פשוט רשימה מסודרת של כל המשימות שיש. היתרון הגדול שלה הוא שהיא מונחת לנו בתוך האופיס.

בג'ימייל, תסתכלו כאן בצד שמאל, אתם רואים את הסימן הזה? זה הגוגל טאסק. וברגע שאני לוחץ עליו, הוא נפתח לי פה בצד. ופה אני יכול להוסיף משימות, להוריד משימות. משימה שסיימתי - אני לוחץ על זה והיא פשוט נמחקת.

ויש לי פה כמה רשימות של משימות. למשל, אני עשיתי לי צ'ק ליסט של "סיום חודש". בסדר? אני יודע שכל פעם שהולך להסתיים חודש לועזי, אז יש לי כך וכך משימות של להוציא קבלות, לשלוח לרואת חשבון ככה וככה, לשלוח דרישת תשלום לזה וזה... זה כל סוף חודש. אני פוחד שאני אשכח את זה, אז יש לי פה את הצ'קליסט. כל חודש אני מסמן: טיק, טיק, טיק, טיק, טיק - סיימתי את זה, סיימתי את זה, סיימתי את זה.

והיתרון, תסתכלו - יש את זה מצד אחד בטלפון. כלומר, במקום פתק בכיס, אני לוחץ על זה והופ! נפתח לי פה בטלפון. כמובן שכל מה שאני ארשום פה הוא מסונכרן למחשב, כל מה שאני ארשום במחשב הוא מסונכרן לטלפון.

דרך אגב, זה גם מופיע גם בצד של היומן. תסתכלו רגע, נפתח פה את היומן. אתם רואים כאן בצד שמאל שוב יש פה את הטאסק, אני פותח אותו. אז זה גם בצד של היומן וזה גם בצד של הג'ימייל. נגיד פה עשיתי משימות שאני צריך לעשות היום, משימות שאני צריך לעשות בכללי, ועוד ועוד.

אמנם הטאסק לא מסונכרן עם היומן, הם נועדו לתפקידים שונים. היומן זה משימות שעוד שלושה ימים יש לך תור לרופא שיניים, אז ביומן אתה צריך לכתוב את זה. המשימות זה כל מיני צ'ק ליסטים, רשימות של דברים. לרעיונות אני אציע עוד מעט את הכלי השני, שזה ה"קיפ" (Keep). זה בעיקר למשימות שצריך לעשות.

אבל אפשר לשבץ משימה ביומן. תסתכלו, אני נכנס ליומן, אני לוחץ פה על הגוגל טאסק, אם אני נכנס לתוך משימה מסוימת, אני יכול ללחוץ על זה ולשבץ אותה ביומן. אז אני יכול להעביר מפה משימות אל תוך היומן.

אבל בתמצית, הרעיון שהראש שלי יכול להיות נקי - כתוב לי משימות שקשורות לעבודה, שקשורות ללימודים, שקשורות לקניות לשבת, שקשורות לכספים. כשאני מסמן משהו, אני יכול למחוק אותו. אני יכול לסמן דברים בכוכבית שהם יבלטו. וזה מופיע בטלפון, זה מופיע במחשב. זה לגבי הטאסק.

2. Google Keep (גוגל קיפ)

הדבר השני שהוא נועד לא למשימות אלא לרעיונות. אתה הולך בדרך, חוזר מתפילת ערבית, ופתאום עולה לך איזה רעיון לאיזשהו ספר חדש, לאיזשהו מאמר, לאיזשהו דבר תורה, לאיזשהי יוזמה חדשה. "קיפ", וגם זאת אפליקציית חינם שאפשר להוריד ולהתקין בטלפון, והיא מופיעה במקביל בכל הדברים שאמרנו. זה מופיע לצד הג'ימייל שלי, אתם רואים כאן את האייקון הזה? זה הקיפ, שפה אפשר לשמור כל מיני רעיונות בכל מיני צורות.

עכשיו, מה שטוב פה - שאפשר לשמור איתו רעיונות בכל הדרכים שאתם מעלים בדעתכם: - אפשר להקליט לו והוא מתמלל את זה - אפשר לכתוב לו בהקלדה - אפשר לכתוב לו בכתב יד פתקים והוא שומר אותם - אפשר לצלם לו משהו ("כן, אני יודע - חנית בקומה מינוס, שורה 12" - אתה יכול לצלם את זה והוא שומר)

והכל פה מסודר, כל הפתקים האלה מסודרים, ויש לי את זה פה, יש לי את זה במחשב, והם מסונכרנים אחד עם השני. אז בגדול זה נורא נוח בשביל לשמור רעיונות שלא ילכו לאיבוד. במקום על פתקים, במקום לפתוח כל מיני קובצי וורד שלך תדע איפה תמצא אותם - קיפ שומר רעיונות, וטאסק שומר משימות.

אני מציע שתתנסו, אלה כלים מאוד פשוטים. אין פה את התחכום של הדברים הגדולים שראינו קודם, אבל הם מנקים לנו נדל"ן של קשב, הם דואגים שרעיונות לא ילכו לאיבוד והם עושים את הדברים שיהיו יותר מסודרים.

כלים נוספים לניהול משימות

הרב יוני מכיר את מערכת OneNote. זו בעצם מחברת שאפשר לפתוח בה כמה מחברות על כל נושא. אפשר לפתוח מחברת למישהו שהוא רב קהילה, אז לקהילה. מישהו מטפל או יועץ - ללקוחות שהוא עובד איתם. למשימות שיש לו. זה פשוט מחברת, אפשר לפתוח בה כל מיני דפים, כל מיני משימות. זה מאוד מאוד נוח.

זה חלק בעצם מהאופיס וזה גם יכול להיות בענן. אפשר לפתוח את זה מכל מקום. זה לא קשור לג'ימייל, זה קשור לווינדוס, באופיס, לא בגוגל.

הסיבה שהמלצתי על שני הכלים האחרים (Google Tasks ו-Google Keep) היא כיוון שהם מאוד זמינים. יש את האפליקציה, יש את הזמינות בג'ימייל וביומן, והכל מחובר. פשוט שלחת את זה לפה, שלחת את זה לשם, וזה עושה סדר במשימות.

📄 סיכום קצר 📄

במפגש זה, השלישי והאחרון בקורס על שימוש בטכנולוגיה ובינה מלאכותית בעבודת הרב, התמקדנו בשלושה נושאים מרכזיים: 1. כלים להתנהלות חכמה ואפקטיבית יותר 2. שימוש מתקדם בכלים מוכרים כמו ג'ימייל וואטסאפ 3. בניית מכונה להפצת תוכן

למדנו על ניהול זמן חכם באמצעות מטריצת אייזנהאואר, והתמקדנו בחשיבות של השקעה בדברים חשובים אך לא דחופים. למדנו גם על שני כלים מרכזיים - Google Tasks לניהול משימות ו-Google Keep ללכידת רעיונות - שעוזרים לפנות "נדל"ן של קשב" במוח.

📄 סיכום מפורט 📄

ניהול זמן חכם

פתרון להצפת משימות

האצלת סמכויות

🔚 עמוד אחרון (קרדיט)

נערך ותומלל על ידי יהודה טאוב מומחה לעריכה ותמלול שיעורי תורה באמצעות בינה מלאכותית ברמת דיוק גבוהה. 📞 לפרטים: 052-7139520

← עוד באפליקציות ומדריכי עיצוב · אתר הקול החמישי